Souhaitez-vous confier la conservation de vos archives privées, familiales, d’entreprise ou d’association à long terme et les rendre accessibles au public ? Nous acceptons volontiers des fonds d’archives historiques ou contemporains qui correspondent au profil de collection de la Bibliothèque de la Bourgeoisie de Berne. De nouveaux fonds sont généralement remis sous forme de don.

La Bibliothèque de la Bourgeoisie de Berne accepte des fonds en lien avec la Bourgeoisie, la ville et la région de Berne. Les fonds plus adaptés à une autre institution sont orientés vers le service d’archives compétent. Sont acceptés : documents historiques et contemporains, dossiers, manuscrits (lettres, journaux) ou documents iconographiques (dessins, plans, estampes, photographies). Leur format – papier ou numérique – n’a pas d’importance. Les documents sont généralement remis à la Bibliothèque de la Bourgeoisie de Berne en qualité de don. Nous ne sommes pas équipés pour recevoir des objets : veuillez vous adresser à un musée.

La transmission de documents se fait en trois étapes :

1. Premier contact et évaluation : lors d’une première prise de contact personnelle, nous examinons si les documents, ou certaines parties, entrent dans le profil de collection de la Bibliothèque de la Bourgeoisie de Berne.
2. Règlement contractuel : dans une étape suivante, la transmission des fonds est formalisée par un contrat. D’une part, la propriété du fonds ainsi que la prise en charge des frais de transport, de traitement archivistique et d’éventuelles mesures de conservation sont définies. D’autre part, l’utilisation, ainsi que d’éventuelles restrictions et délais de protection, sont également réglés.
3. Transmission : une fois le contrat signé, les documents sont transmis à la Bibliothèque de la Bourgeoisie. Un rapport de transmission vous est fourni comme preuve. 

Les fonds acquis sont traités par l’équipe de la Bibliothèque de la Bourgeoisie selon les normes archivistiques et décrites dans le catalogue d’archives. Ils deviennent ensuite accessibles au public en salle de lecture. Durant ce processus, les documents sont nettoyés, conservés si nécessaire, conditionnés dans des chemises et des boîtes adaptées pour être ensuite sécurisés dans des dépôts climatisés. 

Pour toute question liée à l’archivage de vos documents, notre équipe se tient à votre disposition.